Algemene voorwaarden

Artikel 1. Algemeen

1.1.  Deze algemene voorwaarden maken deel uit van elke contractuele relatie tussen DE VESTEN BV, met zetel te 2430 LAAKDAL, Kanaalweg 6/1 en met als ondernemingsnummer 0453.856.070 (hierna: “De Vesten”) en haar contractpartij (hierna: de “klant”).

1.2.  Een “klant-consument” is een natuurlijke persoon die diensten bij De Vesten aankoopt voor niet- beroepsmatige doeleinden. Een “klant-onderneming” is een natuurlijke of rechtspersoon die op duurzame wijze een economisch doel nastreeft en in die hoedanigheid een overeenkomst sluit met De Vesten.

1.3.  De Vesten en de klant worden hierna ook gezamenlijk de “partijen” en elk individueel een “partij” genoemd.

1.4.  Deze algemene voorwaarden zijn te allen tijde raadpleegbaar via de website van De Vesten:

Artikel 2. Offertes en prijszetting

2.1.  Indien door De Vesten enige offerte wordt opgemaakt, is deze offerte geldig gedurende 14 kalenderdagen na de offertedatum, tenzij dit op de offerte andersluidend wordt aangegeven. Gedurende deze periode wordt de zaal – vrijblijvend – in optie gehouden. Op verzoek van de klant (telefonisch via het nummer 014/867849 of per e-mail aan office@devesten.be) kan met De Vesten worden overeengekomen om de geldigheidsduur van de offerte te verlengen en de zaal gedurende langere periode in optie te houden voor de gekozen datum.

2.2.  De offerte is enkel geldig tijdens de geldigheidstermijn én met betrekking tot het specifiek opgenomen voorwerp. Bij toekomstige aanvragen of bij de aanvaarding van de offerte na de geldigheidstermijn, zijn deze voorwaarden van de offerte niet meer van toepassing en kan de klant deze voorwaarden niet opeisen. Ook zal de zaal, in geval van aanvaarding van de offerte na de geldigheidstermijn, mogelijk niet langer beschikbaar zijn.

2.3.  De offertes van De Vesten zijn steeds gebaseerd op de informatie die door de klant werd verstrekt (bv. aantal personen, tijdstip en duur van het evenement, gekozen cateringformules enzovoort). De klant staat er dan ook voor in dat hij alle essentiële informatie voor de opzet en uitvoering van het voorwerp correct verstrekt. De offerte wordt louter opgemaakt op basis van deze verstrekte informatie. Indien bijkomende informatie tijdens de uitvoering van de overeenkomst aanleiding geeft tot bijkomende kosten, is De Vesten gerechtigd om deze bijkomende kosten te factureren. Zij zal de klant hiervan steeds tijdig op de hoogste stellen.

2.4.  De overeenkomst komt tot stand wanneer de klant de offerte van De Vesten binnen bovenvermelde termijn heeft aanvaard en De Vesten deze aanvaarding heeft bevestigd. Aanvaarding van de offerte kan door middel van schriftelijke of digitale ondertekening van de offerte door de klant binnen de vooropgestelde termijn of via akkoord per e-mail (voor beperkte opdrachten). De klant wordt geacht akkoord te gaan met de offerte indien hij de (voorschot)factuur betaalt.

2.5.  Alle prijzen zijn inclusief btw, tenzij anders vermeld.

Artikel 3. Facturatie en betaling

3.1.  Na aanvaarding van de offerte is de klant een voorschot verschuldigd van 10% van de totaalprijs inclusief btw, tenzij anders wordt aangegeven door De Vesten. Hiervoor wordt een voorschotfactuur opgemaakt. Pas na betaling van de voorschotfactuur zal de reservatie definitief zijn.

3.2.  Alle facturen van De Vesten zijn betaalbaar binnen de acht (8) kalenderdagen, tenzij een andere betalingstermijn wordt vermeld op de factuur.

3.3.  De klant is steeds gehouden tot betaling binnen de betalingstermijn. Indien de klant nalaat om de voorschotfactuur tijdig te betalen, zal de zaal vanaf het verstrijken van de betalingstermijn niet langer in optie worden gehouden en zal deze beschikbaar zijn voor andere aanvragen op dezelfde datum.

3.4.  Ten aanzien van klant-ondernemingen wordt elke factuur van De Vesten waarvan het bedrag niet of niet volledig is vereffend op de vervaldag van rechtswege en zonder ingebrekestelling vermeerderd met een forfaitaire schadevergoeding van 10% van het verschuldigd bedrag, met een minimum van 150,00 EUR. Bovendien is vanaf dat moment ook een verwijlinterest verschuldigd van 12% per jaar op het factuurbedrag.

3.5.  Ten aanzien van klant-consumenten wordt elke factuur van De Vesten waarvan het bedrag niet of niet volledig is vereffend op de vervaldag van rechtswege en zonder ingebrekestelling vermeerderd met een forfaitaire schadevergoeding van 5% van het verschuldigd bedrag, met een minimum van 50,00 EUR. Bovendien is vanaf dat moment ook een verwijlinterest verschuldigd van 4% per jaar op het factuurbedrag.

3.6.  In geval van niet-naleving van de overeengekomen betalingsvoorwaarden met betrekking tot één (1) factuur door de klant, worden alle openstaande facturen van de klant onmiddellijk opeisbaar. Bovendien heeft De Vesten het recht, zonder enige ingebrekestelling of gerechtelijke tussenkomst, de verdere prestaties op te schorten of de overeenkomst als ontbonden te beschouwen, onverminderd een aanspraak in hoofde van De Vesten tot schadeloosstelling van de door haar geleden schade.

3.7.  De facturen van De Vesten dienen, in geval van betwisting, binnen de zeven (7) kalenderdagen te worden geprotesteerd door middel van een aangetekende brief gericht aan de zetel. De factuur wordt geacht uitdrukkelijk te zijn aanvaard bij gebrek aan dit protest.

3.8.  In geval van liquidatie, faillissement of uitstel van betaling van de klant, zullen de vorderingen van De Vesten en de verplichtingen van de klant onmiddellijk opeisbaar zijn.

3.9.  De door de klant uitgevoerde betalingen zullen altijd eerst worden toegewezen aan alle verschuldigde renten en kosten, nadien aan de langst openstaande opeisbare facturen. Ook wanneer de klant meldt dat de betaling betrekking heeft op een andere factuur.

3.10.  Allekostenmetbetrekkingtot(buiten)gerechtelijkeinvorderingzijnvoorrekeningvandeklant.

Artikel 4. Uitvoering van de overeenkomst

4.1.  De Vesten is vrij om iedere opdracht te aanvaarden dan wel te weigeren.

4.2.  De Vesten zal de opdracht(en) aanvatten van zodra het bedrag van de eerste voorschotfactuur is ontvangen door De Vesten en de klant de offerte heeft ondertekend of zijn akkoord per e-mail heeft overgemaakt. Pas vanaf dan zal de zaal op de gekozen datum gereserveerd zijn. Indien het voorschot niet wordt betaald door de klant, zal De Vesten haar diensten niet aanvatten en de zaal beschikbaar worden gesteld voor andere aanvragen op de gekozen datum.

4.3.  De diensten worden verleend gedurende de periode die werd overeengekomen en op de zetel van De Vesten, tenzij anders werd overeengekomen.

4.4.  De te leveren prestaties in hoofde van De Vesten zijn strikt beperkt tot wat er tussen de partijen werd overeengekomen.

4.5.  Indien en voor zover een goede uitvoering van de verbintenissen van De Vesten dit vereist, heeft De Vesten het recht bepaalde werkzaamheden te laten verrichten door derden.

Artikel 5. Verbintenissen van de klant

5.1. De klant verbindt zich ertoe de correcte en juiste informatie te verstrekken bij het opstarten en uitvoeren van de diensten door De Vesten.

5.2.  De klant is verantwoordelijk voor het aanpassen van deze informatie zodat De Vesten steeds over de correcte informatie beschikt met het oog op de te verrichten prestaties.

5.3.  Enkel de klant is aansprakelijk voor de correctheid en volledigheid van de verstrekte gegevens. De klant aanvaardt dat De Vesten geen enkele verplichting heeft de aangeleverde gegevens te controleren en in dit verband dan ook geen enkele aansprakelijkheid draagt.

5.4.  De klant verbindt zich ertoe van zodra hij een samenwerking aangaat met De Vesten zich te houden aan alle afspraken die worden gemaakt met De Vesten en tijdig alle nodige en vereiste medewerking te verlenen tijdens de uitvoering van de diensten.

5.5.  Indien de klant nalaat de nodige medewerking te verlenen, hieronder wordt onder meer – en dus niet-limitatief – begrepen het niet (tijdig) aanleveren van de nodige documenten, het niet of beperkt antwoorden op communicatie vanuit De Vesten en het niet aanwezig/beschikbaar zijn bij geplande momenten van overleg, kan aan de klant een bijkomende vergoeding worden gevraagd gelet op de bijkomende inspanningen en tijd die De Vesten in deze gevallen moet aanwenden.

5.6.  De klant verbindt zich ertoe om de zaal en het materiaal van De Vesten te gebruiken als een voorzichtig en redelijk persoon. De klant verbindt zich ertoe om de beschadigingen aan de zaal en/of het materiaal van De Vesten die geen gevolg zijn van een ‘normaal’ gebruik, ten laste te nemen.

Artikel 6. Beëindiging van de overeenkomst

6.1.  Wanneer de klant, na totstandkoming van de overeenkomst en tot 3 maanden voorafgaand aan het geplande evenement, beslist om de overeenkomst te annuleren, welke de oorzaak daarvan ook mag zijn (met uitzondering van overmacht in hoofde van de klant), is de klant een forfaitaire schadevergoeding verschuldigd ten belope van 15% van de waarde van de overeenkomst of de bestelling, onverminderd het recht van De Vesten om de door haar gemaakte kosten en geleverde prestaties tot op de annuleringsdatum te factureren. De Vesten behoudt zich het recht voor om deze vergoeding te verrekenen met het reeds door de klant betaalde voorschot.

6.2.  Wanneer de klant, na totstandkoming van de overeenkomst en tot 1 maand voorafgaand aan het geplande evenement, beslist om de overeenkomst te annuleren, welke de oorzaak daarvan ook mag zijn (met uitzondering van overmacht in hoofde van de klant), is de klant een forfaitaire schadevergoeding verschuldigd ten belope van 25% van de waarde van de overeenkomst of de bestelling, onverminderd het recht van De Vesten om de door haar gemaakte kosten en geleverde prestaties tot op de annuleringsdatum te factureren. De Vesten behoudt zich het recht voor om deze vergoeding te verrekenen met het reeds door de klant betaalde voorschot.

6.3.  Wanneer de klant, na totstandkoming van de overeenkomst en tot 1 week voorafgaand aan het geplande evenement, beslist om de overeenkomst te annuleren, welke de oorzaak daarvan ook mag zijn (met uitzondering van overmacht in hoofde van de klant), is de klant een forfaitaire schadevergoeding verschuldigd ten belope van 50% van de waarde van de overeenkomst of de bestelling, onverminderd het recht van De Vesten om de door haar gemaakte kosten en geleverde prestaties tot op de annuleringsdatum te factureren. De Vesten behoudt zich het recht voor om deze vergoeding te verrekenen met het reeds door de klant betaalde voorschot.

6.4.  Wanneer de klant, na totstandkoming van de overeenkomst en binnen de week voorafgaand aan het geplande evenement, beslist om de overeenkomst te annuleren, welke de oorzaak daarvan ook mag zijn (met uitzondering van overmacht in hoofde van de klant), zal de klant de volledige waarde van de overeenkomst of de bestelling verschuldigd blijven, gelet op de reeds door De Vesten geleverde prestaties en gemaakte kosten.

6.5.  De Vesten behoudt zich het recht voor om de overeenkomst van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling als ontbonden te beschouwen in geval van faillissement of kennelijk onvermogen van de klant.

6.6.  De Vesten behoudt zich tevens het recht voor de overeenkomst door middel van een aangetekende brief te beëindigen wanneer de klant ernstig tekortschiet aan zijn verplichtingen in het kader van de overeenkomst en indien de klant deze tekortkoming(en) niet heeft geremedieerd binnen de zeven (7) dagen nadat de klant door De Vesten op deze tekortkoming(en) werd geduid.

Onder ernstige tekortkoming in hoofde van de klant wordt begrepen:

• Het niet naleven van de gemaakte afspraken in het kader van de overeenkomst;

• Het niet aanleveren van de noodzakelijke informatie aan De Vesten en/of de foutieve informatie aanleveren zodat De Vesten de overeenkomst niet kan uitvoeren;

• Het weigeren van input te geven zodat De Vesten wordt verhinderd de overeenkomst uit te voeren.

6.7.  Ook de klant heeft recht de overeenkomst mits een aangetekende brief te beëindigen met onmiddellijke ingang wanneer De Vesten ernstig tekortschiet aan haar verplichtingen in het kader van de overeenkomst en indien De Vesten deze tekortkoming(en) niet heeft gepoogd te remediëren binnen de zeven (7) dagen nadat ze door de klant op deze tekortkoming(en) werd geduid.

Artikel 7. Aansprakelijkheid

7.1.  De Vesten kan enkel aansprakelijk worden gesteld indien een zware fout en/of bedrog t.a.v. haar is bewezen, doch niet in geval van lichte fout. Hetzelfde geldt indien De Vesten een beroep doet op onderaannemers.

7.2.  Onverminderd de dwingende wettelijke bepalingen, is de aansprakelijkheid van De Vesten in ieder geval beperkt tot:

 Vergoeding van de schade van de klant die rechtstreeks en enkel het gevolg is van de contractuele tekortkomingen van De Vesten en/of de vastgestelde gebreken aan de goederen.

 Maximum het bedrag van de totaalprijs van de goederen of diensten vermeld in de overeenkomst tussen de klant en De Vesten.

7.3.  De Vesten kan nooit gehouden zijn tot vergoeding van immateriële, gevolg- en/of indirecte schade, zoals bijvoorbeeld, maar niet beperkt tot, inkomstenderving.

Artikel 8. Overmacht

8.1.  De overeenkomst kan door beide partijen zonder enige vergoeding worden beëindigd in geval van onmogelijkheid tot uitvoering ervan ten gevolge van overmacht.

8.2.  Onder overmacht wordt in deze voorwaarden het volgende verstaan: een plotse, onvoorspelbare en onvermijdelijke gebeurtenis, buiten de wil van de partijen, die de uitvoering van (een deel van) de overeenkomst onmogelijk maakt. Als overmacht in hoofde van De Vesten worden uitdrukkelijk, zonder limitatief te zijn, beschouwd: brand, technische stoornissen, materiële defecten van het materiaal van De Vesten en andere situaties die de activiteiten van De Vesten ernstig bemoeilijken of onmogelijk maken en die niet aan haar kunnen worden toegerekend.

Artikel 9. Verwerking van persoonsgegevens

9.1. Wat betreft de verwerking van persoonsgegevens ten behoeve van de uitvoering van de overeenkomst door De Vesten, zal De Vesten optreden als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming nr. 2016/679 van 27 april 2016 en de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, zoals van tijd tot tijd gewijzigd of vervangen.

9.2.  De persoonsgegevens zullen enkel worden verwerkt in overeenstemming met de privacyverklaring, die raadpleegbaar is op [link naar privacy statement invoegen].

9.3.  Voor alle andere verzoeken of vragen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens van de klant kan hij/zij contact opnemen via de contactgegevens vermeld in artikel 2.1.

Artikel 10. Klachtenprocedure

10.1. In geval van klachten, moedigt De Vesten de klant aan om in eerste instantie contact op te nemen met de onderneming via de contactgegevens vermeld in artikel 2.1. Indien klachten betrekking hebben op producten en/of facturen, gelieve dan steeds referentie en factuurnummer te vermelden.

Artikel 11. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

11.1.  Op elke overeenkomst, aanbieding of advies is het Belgisch recht van toepassing, onverminderd het recht van de consumenten die hun woonplaats buiten het Belgisch grondgebied hebben om zich op bepalingen van dwingend recht uit hun nationale wetgeving te beroepen.

11.2.  Eventuele geschillen betreffende de geldigheid, de uitlegging, de uitvoering of de uitdoving van deze voorwaarden en de overeenkomsten waarop de voorwaarden van toepassing zijn, behoren naar keuze van eiser tot de bevoegdheid van de rechtbanken van de zetel van De Vesten onverminderd het recht van de klant-consumenten om zich op bepalingen van artikel 624 Gerechtelijk Wetboek te beroepen.

Artikel 12. Slotbepalingen

12.1.  Indien er bijzondere voorwaarden worden opgenomen op de offerte, factuur of overeenkomst en deze voorwaarden verschillen van de algemene voorwaarden, hebben deze bijzondere voorwaarden voorrang op de algemene voorwaarden, hoewel de overige algemene voorwaarden een aanvullende werking hebben en onverwijld van toepassing blijven. De algemene voorwaarden of inkoopvoorwaarden van de klant of een derde partij zijn in geen geval van toepassing in de relatie tussen de klant en De Vesten.

12.2.  De bepalingen van de volledige overeenkomst tussen de klant en De Vesten zijn deelbaar en indien één of meer van deze bepalingen ongeldig worden verklaard, dan zal dit de geldigheid van de overige bepalingen niet aantasten.

12.3.  Indien een bepaling als overmatig ruim of nietig wordt verklaard, zal de bepaling, niettegenstaande dit feit, uitvoerbaar zijn tot het maximum toegelaten bij wet. Indien een bepaling als volledig ongeldig wordt beschouwd, zal de bepaling worden vervangen door een bepaling die zo dicht mogelijk het economische effect en de bedoeling van de partijen van de ongeldig verklaarde bepaling benadert.